Documentos que devem ser enviados ao contador mensalmente

Andar com a contabilidade em dia não é só uma questão de legalidade. A gestão contábil é fundamental para calcular taxas corretamente, organizar a burocracia tributária e acompanhar a situação financeira do negócio. Mas, para que isso aconteça, é fundamental existir uma boa relação entre contador e empresário. A entrega correta e dentro do prazo dos documentos para a contabilidade oferece maior segurança quanto aos cálculos e a geração dos livros obrigatórios prestamo 500 euros inmediato.

A importância das informações corretas

Para que o contador faça seu trabalho de forma eficiente, mantendo a regularidade dos seus negócios e ajudando a estabelecer as estratégias corretas para fazer seu negócio prosperar, você deve entregá-lo as informações corretas.

A partir dos documentos entregues, o contador vai organizar, administrar, calcular e resolver todo o processo burocrático de tributação do negócio. Além disso, as informações ajudam a elaborar um planejamento tributário eficaz para sua empresa.

Documentos trabalhistas

Atualmente, empresas de todos os portes e segmentos têm funcionários, seja para o atendimento de telefone, seja para a limpeza e manutenção, seja para tantas outras funções.

A legislação trabalhista, principalmente com a Reforma Trabalhista, exige que sejam encaminhados uma série de documentos para contabilidade. Sendo eles:

Guias de contribuição

Manter as contribuições em dia é uma das obrigações da empresa, e com a entrada do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED e do eSocial, o governo terá acesso às informações e manterá uma fiscalização maior, visto que poderá autuar a empresa; pois é uma infração prevista em lei. A cada guia paga, seja ela relacionada a folha de pagamento ou contribuição fiscal, há comprovação através de recibo, o qual deve ser enviado à contabilidade para apuração e geração de documentos contábeis que informam a saúde da empresa.

Outra informação importante é que além de enviados à contabilidade, os mesmos deverão ser arquivados na empresa por determinado período (cada documento possui sua validade) como comprovação, caso haja uma fiscalização. Pois diante de fiscalizações, os documentos físicos é que devem ser apresentados.

Recibos de pagamento

Fique atento aos comprovantes de pagamentos, como recibos de férias, salários, pró-labores, e demais dados e informações, pois os mesmos devem ser enviados à Contabilidade assim que o fato ocorrer, para que a conciliação bancária aconteça. Com o e-Social entrando em vigor a empresa passa a ter um calendário de envios e prazos, que deve ser cumprido.

No caso de descumprimento, há a incidência de multas e sanções, além, é claro, da possibilidade de interromper as atividades operacionais.

Movimentos e recibos de Autônomos

A cada pagamento efetivado para Autônomos (prestadores de serviço), deve-se realizar a emissão do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), o qual  deve ser encaminhado à Contabilidade, assim que emitido (além de outros documentos dos cooperados) para que o recolhimento de INSS e ISS seja devidamente realizado e dentro do prazo e para que haja a devida conciliação e escrituração, pela Contabilidade. O atraso no envio do RPA ou o não envio do mesmo, também acarreta multas a empresa.

Comprovante de pagamento de tributos

Todos os recibos referentes ao pagamento de tributos, transferências, contribuições devem ser repassados ao contador, garantindo que o envio ao Fisco seja realizado no prazo correto e fique livre de multas. Por exemplo, comprovantes de DAS, DARFs, GAREs, entre outros.

É por meio desses comprovantes que uma série de obrigações é elaborada. Qualquer erro ou falha na informação prestada compromete seriamente os resultados da empresa.

Notas fiscais

Todas as notas fiscais e invoices de entrada e saída devem ser armazenadas. Isso porque tais documentos comprovam o faturamento da empresa em determinado período, bem como o valor das saídas — que atestam o quanto de compras foram realizadas e serviços contratados, o pagamento dos tributos e demais movimentações do negócio.

Despesas diversas

As despesas diversas são aquelas que incorrem no negócio e estão relacionadas ao bom funcionamento da empresa. Aqui, podemos citar comprovantes de energia elétrica, telefone/internet, material de escritório, reembolso (pedágio, km, hospedagem) e outros gastos que precisam ser lançados na contabilidade.

Vale destacar que o envio desses documentos para contabilidade é um elemento estrutural para a elaboração da Demonstração do Resultado. Por isso, mantenha cópia de toda essa documentação e assegure-se de que os valores informados estejam lançados corretamente.

Qualquer omissão e erro nesses documentos podem gerar pesadas multas ao empreendedor e levar o gestor e investidores a interpretações equivocadas quanto aos resultados do seu negócio.

Documentos contábeis

O envio de documentos para a contabilidade referentes às movimentações fiscais, tributárias e contábeis é de suma importância para a elaboração das obrigações acessórias e, principalmente, para a interpretação de relatórios que possibilitem a correta análise dos resultados do negócio.

A melhor forma de evitar problemas com os órgãos fiscalizadores e demais entidades governamentais é estar em dia com a entrega de toda documentação ao escritório de contabilidade. Apenas assim, será possível manter uma gestão eficiente e com o negócio regularmente funcionando. Fique atento a todos os arquivos exigidos pelo seu contador e estabeleça um calendário de entrega. Isso garante uma gestão eficiente e concentrada na real situação do negócio